Лин 6 сигм: никакой теории!
Будучи практикующими экспертами в области Лин 6 сигм, мы иногда слышим в свой адрес: Лин 6 сигм – это сплошная теория. Для того, чтобы развеять это заблуждение, приведем несколько примеров, как некоторые инструменты Лин 6 сигм могут использоваться на практике для решения проблем в самых различных областях бизнеса. Никаких специальных тренингов и книжек! Просто, что называется, бери и делай!
Управление проектами
Каждая организация запускает проекты. Все проекты обычно приносят изменения и возможности для улучшения. Поскольку инструменты Лин 6 сигм, о которых далее пойдет речь, просты и универсальны, независимо от того, какую методологию непрерывного улучшения процессов использует организация, то они могут стать первой большой победой. Применение этих инструментов может относиться к любой инициативе, начиная с локального командного проекта и заканчивая глобальными организационными изменениями. Вот эти инструменты, с которыми должен дружить каждый человек, работающий над проектом:
Распределение ролей и ответственности: любая инициатива (включая тимбилдинг на открытом воздухе) требует ответственных людей. Людей, с которыми нужно консультироваться и информировать, а также спонсоров. Чем больше проект, тем сложнее структура, но структура управления всегда должна быть.
Устав проекта: без конкретизации проблемы сложно найти правильное решение. Хорошо написанный устав проекта помогает решить обозначенную проблему, а также служит идеальным базовым документом, защищающим менеджера проекта от расширения его рамок и масштаба.
План проекта: любой проект нуждается в графике, чтобы держать всех под контролем. Такие инструменты, как MS Project и MS SharePoint, превосходны в этом отношении, но могут считаться слишком сложными для небольших проектов. В таких случаях ничто не мешает команде использовать более простые инструменты, такие как флипчарт или электронная таблица.
Коммуникационный план: инструмент, который часто используется для крупных проектов, может оказаться весьма полезным в любой ситуации, в которой участвуют несколько заинтересованных сторон. А поскольку общение в крупных организациях может быть непростой задачей, то систематизированный подход к ее решению, может оказаться крайне полезным.
Управление процессами
При создании новой функции, реорганизации или просто начале новой деятельности можно использовать несколько инструментов Лин 6 сигм, которые помогут определить и задокументировать происходящие изменения.
Карта процесса верхнего уровня SIPOC: при первом определении любого вида деятельности определение входных и выходных данных или указание на реального потребителя продукта или услуги может оказаться сложной задачей. С другой стороны, их знание и документирование может помочь понять критические моменты процесса и сосредоточить на них усилия.
Карта процесса: независимо от сложности деятельности, одно изображение расскажет больше, чем несколько страниц документации. Для любой деятельности, которая не была определена ранее, отображение процесса с соответствующими фазами, шагами и участниками может оказаться неоценимым. Этот подход является самым простым способом выявления узких мест или болевых точек, а также возможности немедленного их устранения.
Стандартная операционная процедура (СОП). Несмотря на то, что СОП известна как форма, используемая для документирования улучшенного процесса, СОП можно и нужно использовать для любого вида деятельности. В сочетании с высокоуровневой картой процесса, СОП рассказывают всю историю, помогают обучать новых сотрудников и обеспечивают повторяемость результатов процесса.
5S
Инструмент, который может быть применен при любых обстоятельствах и реализован командой самостоятельно - 5S (сортировка, наведение порядка, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование).
Помимо видимых улучшений, которые 5S предлагает множество возможностей для быстрого и эффективного внедрения мышления о непрерывном совершенствовании.
В таких сферах, как управление персоналом, финансы или аутсорсинг, некоторые методы 5S могут применяться так же успешно, как и в производстве. Хорошие аналогии со средой обслуживания относятся к виртуальным рабочим местам. Некоторые примеры включают настройку хранилищ документов и общих мест, стандартизацию входных и выходных данных служб, а также поддержание порядка на рабочем ПК.
Сортировка. Самая простая задача, которая может помочь справиться с большим количеством документов, — это определить ненужные элементы и переместить их в отдельное пространство. Здесь могут быть полезны методы архивирования и управления версиями.
Наведение порядка: на этом этапе определяется правильное место для различных типов документов или записей. Один из способов выполнить этот шаг — использовать установленное соглашение об именах и структуру папок, которая делает хранилище документов удобным для пользователя.
Поддержание в чистоте: это хорошая привычка — применять данный подход, удаляя слишком старые, недействительные элементы и т.д. Как и на любом рабочем месте, работа в чистоте приводит к лучшим результатам и повышению удовлетворенности сотрудников.
Стандартизация. Мероприятия по стандартизации могут быть чрезвычайно полезны, особенно для более сложных хранилищ документов. Если каждая папка должна иметь более сложную структуру, было бы полезно задокументировать этот подход в стандартной операционной процедуре или в файле README, размещенном на видном месте.
Совершенствование: и последнее, но не менее важное: для поддержания идеального состояния необходимо использовать несколько практических методов. Некоторые инструменты включают регулярные обзоры (ревью), или ретроспективные сессии с командой. Они позволяют собирать отзывы о том, является ли структура документа последовательной, актуальной и соответствует ожиданиям заинтересованных сторон.
Когда реальность отличается от теории, остается выбор: отказаться от подхода или скорректировать его. Используя подход, соответствующий назначению, и упрощая инструменты, их легче запомнить и, следовательно, побудить персонал использовать их чаще. Многие небольшие улучшения имеют большие шансы превратиться в культуру постоянных улучшений для всей организации.